Wanneer moet ik incassokosten betalen?

Als u een rekening te laat betaalt, moet u soms incassokosten betalen. Door incassokosten kan een factuur ineens flink hoger worden. In dit artikel leest u wanneer u incassokosten moet betalen en wat de hoogte is van deze kosten.

Voorbeeld
U heeft een behandeling ondergaan bij uw tandarts en u heeft de rekening voor deze diensten nog niet betaald. Uw tandarts heeft zijn administratie uitbesteed aan een externe partij. U heeft van deze partij een factuur ontvangen via de e-mail met een IDEAL-link om te betalen. U wilde voor de zekerheid controleren of de factuur uw tandartsbehandeling betrof. Helaas is de e-mail met de factuur u ontschoten. De nieuwe factuur die u nu ontvangt is een factuur inclusief incassokosten. U wilt deze kosten niet betalen. Wat nu?

Wanneer mag een schuldeiser incassokosten in rekening brengen?

Incassokosten zijn kosten die een schuldeiser maakt om de onbetaalde factuur te innen voorafgaand aan een gerechtelijke procedure. U kunt het zien als administratiekosten die de schuldeiser moet maken bovenop zijn factuur. De schuldeiser kan deze kosten op u, de schuldenaar, verhalen.

Als consument wordt u meer beschermd dan als ondernemer. In het voorbeeld is er sprake van een tandartsbehandeling en daarbij bent u een consument.

Bij een consument zijn er 2 vereisten voor het in rekening brengen van incassokosten

  1. U moet in verzuim zijn. De betalingstermijn is verlopen.
  2. U moet een aanmaning hebben ontvangen met daarin een waarschuwing voor de buitengerechtelijke incassokosten.

De aanmaning. Ook wel: de veertiendagenbrief

De aanmaning moet aan verschillende voorwaarden voldoen:

  1. De aanmaning moet schriftelijk zijn, het liefst aangetekend of per post en per e-mail;
  2. U moet een ‘nieuwe’ termijn krijgen om de factuur te betalen. De termijn is 14 kalenderdagen;
  3. In de aanmaning moeten de gevolgen van niet betalen van de factuur worden vermeld;
  4. De hoogte van de buitengerechtelijke kosten moeten hierin worden vermeld, zodat u niet wordt verrast.

Terug naar ons voorbeeld

U ontving een tweede factuur van het administratiekantoor van de tandarts. Op deze factuur werden direct extra kosten gevorderd. Dit is onterecht. U had namelijk eerst een aanmaning moeten ontvangen met daarin een nieuwe termijn van 14 kalenderdagen om tot betaling over te gaan. Ook moet de aanmaning weergeven wat de hoogte van de incassokosten bedraagt als u niet binnen deze termijn betaalt.

Incassokosten voor ondernemers

Als u ondernemer bent en de schuldeiser is ook ondernemer? Dan kunnen incassokostendirect op u worden verhaald als u in verzuim bent. Dit geldt alleen bij zakelijke contracten en niet voor consumentenhandelingen, zoals de tandartsbehandeling. U bent als ondernemer in verzuim als de afgesproken betalingstermijn is verlopen en u de schuldeiser niet betaald heeft. U bent op dat moment direct tenminste € 40,- aan incassokosten verschuldigd. Hiervan kan niet worden afgeweken. Deze regel is ingesteld voor bestrijding van betalingsachterstanden bij handelstransacties.

Hoe hoog zijn de incassokosten?

Incassokosten zijn opgebouwd volgens een wettelijke staffel. Een staffel houdt in een percentage dat verandert naarmate de hoogte van de vordering stijgt.

Tussen ondernemers onderling kan van deze staffel worden afgeweken. Partijen kunnen afspraken maken over deze kosten in hun algemene voorwaarden. Let op: de rechter kan de hoogte van de incassobedragen matigen. Het matigen kan voorkomen als de kosten niet redelijk zijn of niet overeenkomen met de werkelijke kosten. Als partijen niets hebben afgesproken dan geldt de wettelijke regeling qua hoogte van de incassokosten, net als bij de consument. Bij de consument kan men niet afwijken van de wettelijke staffel, zoals hieronder weergegeven.

De incassokosten zijn minimaal € 40,- en maximaal € 6.775,-

De rekenwijze voor de hoogte van de incassokosten van 2020 is als volgt:

Hoofdsom tot en met

Toepasselijk percentage

Maximum

€ 2.500

15% over de hoofdsom

€ 375 (min. € 40)

€ 5.000

€ 375 + 10% over (hoofdsom - € 2.500)

€ 625

€ 10.000

€ 625 + 5% over (hoofdsom - € 5.000)

€ 875

€ 200.000

€ 875 + 1% over (hoofdsom - € 10.000)

€ 2.775

Boven de € 200.000

€ 2.775 + 0,5% over (hoofdsom - € 200.000)

€ 6.775


Naast buitengerechtelijke incassokosten kan de schuldeiser ook wettelijke rente vorderen bij het niet tijdig voldoen van de factuur. Als u meerdere facturen heeft openstaan bij dezelfde schuldeiser, dan worden de hoofdsommen bij elkaar opgeteld en moet dit worden meegenomen in 1 aanmaning.

Addertje onder het gras

In een aanmaning die u ontvangt wordt vaak de volgende zin opgenomen:
“Bij dezen sommeer ik u binnen veertiendagen na dagtekening van deze brief over te gaan tot betalen om verdere kosten te voorkomen”.

De termijn die in deze zin is gegeven is korter dan de wettelijke termijn van 14 kalenderdagen die noodzakelijk is voor het vorderen van de buitengerechtelijke incassokosten. De 14 kalenderdagen gaan namelijk lopen op de dag nadat u de aanmaning heeft ontvangen. Als de termijn niet correct is opgenomen in de aanmaning, dan bent u wettelijk gezien de buitengerechtelijke incassokosten niet verschuldigd. Ook niet als de schuldeiser u nog extra tijd geeft tot betalen. De schuldeiser kan dit alleen herstellen door het opnieuw versturen van een nieuwe correcte aanmaning met daarin een nieuwe termijn van 14 kalenderdagen.