Vanwege het coronavirus mogen bijeenkomsten op dit moment niet doorgaan. Een Algemene Ledenvergadering (ALV) valt hier ook onder. Op de algemene ledenvergadering van de VvE worden besluiten genomen. Alle appartementseigenaren hebben toegang tot deze vergadering van eigenaars. Dankzij speciale noodwetgeving hebben nu VvE’s de mogelijkheid online te vergaderen en besluiten te nemen. Daarnaast krijgen VvE’s de mogelijkheid het vaststellen van de jaarrekening met maximaal zes maanden uit te stellen.
Vanwege het coronavirus is op 24 april 2020 een tijdelijke noodwet in werking getreden. Deze wet geldt in beginsel tot 1 september 2020 en kan worden verlengd als de coronacrisis langer duurt. De wet maakt het mogelijk om VvE vergaderingen online te laten plaatsvinden.
Aan het online voeren van VvE vergaderingen tijdens de coronacrisis zijn een aantal voorwaarden verbonden:
In de digitale VvE-vergadering mogen leden stemmen via de communicatiemiddelen waarmee de vergadering plaatsvindt. Het VvE-bestuur of de voorzitter kan ook bepalen dat de leden van tevoren stemmen. Het is wel een vereiste dat de leden die stemmen uitbrengen kunnen worden geïdentificeerd, zodat zeker is dat de voorzitter van de vergadering weet wie welke stem heeft uitgebracht. Dat kan bijvoorbeeld met een e-mailadres of telefoonnummer van de stemgerechtigden.
In de modelreglementen staat dat de jaarvergadering uiterlijk binnen 5 of 6 maanden na afloop van het boekjaar moet plaatsvinden. Het boekjaar loopt meestal gelijk met het kalenderjaar. Dit betekent dat de VvE jaarvergadering voor 1 juli moet plaatsvinden. Zo kan de jaarrekening op tijd worden goedgekeurd en de begroting voor dit boekjaar vastgesteld. Door de situatie rondom corona is de termijn voor het vaststellen van de jaarrekening met 6 maanden verlengd. Het vaststellen van de jaarrekening hoeft dus niet per definitie online te gebeuren. De vergadering van de VvE hoeft dus niet per definitie online te gebeuren. Een VvE kan ook wachten tot de beperkingen door het coronavirus worden verminderd en fysieke VvE vergaderingen weer mogelijk zijn.
Niet alle leden van VvE’s hebben de kennis en middelen om deel te nemen aan online vergaderingen. Voor een online vergadering kunt u ook iemand machtigen om uw stem uit te brengen. Het bestuur kan er in niet-spoedeisende zaken ook voor kiezen niet online te vergaderen maar de vergadering uit te stellen tot een moment waarop de coronamaatregelen samenkomsten weer toestaan.
Voor sommige besluiten is een online vergadering wel noodzakelijk. Bijvoorbeeld als er dringend onderhoud moet worden uitgevoerd dat niet kan wachten tot na de coronacrisis, zoals een lekkage. De leden moeten dan via de ledenvergadering toestemming geven voor het uitvoeren van dit onderhoud.