U heeft een appartement in een grote flat. Er moet dringend een besluit worden genomen over het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden. Vanwege corona kunt u nu niet bij elkaar komen voor een ledenvergadering. U vraagt zich af of er ondanks de coronamaatregelen een manier is om alsnog besluiten te nemen met de VvE.
Vanwege het coronavirus mogen bijeenkomsten op dit moment niet doorgaan. Een Algemene Ledenvergadering (ALV) valt hier ook onder. Op de algemene ledenvergadering van de VvE worden besluiten genomen. Alle appartementseigenaren hebben toegang tot deze vergadering van eigenaars. Dankzij speciale noodwetgeving hebben nu VvE’s de mogelijkheid online te vergaderen en besluiten te nemen. Daarnaast krijgen VvE’s de mogelijkheid het vaststellen van de jaarrekening met maximaal zes maanden uit te stellen.
Vanwege het coronavirus is op 24 april 2020 een tijdelijke noodwet in werking getreden. De wet maakt het mogelijk om VvE vergaderingen online te laten plaatsvinden. De noodwet wordt nu steeds met 2 maanden verlengd. Als de noodwet niet wordt verlengd, wordt dat 2 maanden van tevoren bekend gemaakt. Voor de VvE is deze noodwet van groot belang omdat deze het houden van digitale vergaderingen tijdens de coronacrisis mogelijk maakt. Voor de besluitvorming binnen VvE’s is dat cruciaal, hoewel het slechts gaat om 1 artikel waarin staat hoe besluitvorming binnen de VvE kan plaatsvinden als leden fysiek niet bij elkaar kunnen komen. Het enige alternatief voor besluitvorming is namelijk een schriftelijke stemming waarbij iedereen stemt en iedereen ook voor stemt. Zeker bij grote VvE’s is dat vrijwel ondoenlijk.
Aan het online houden van VvE vergaderingen tijdens de coronacrisis zijn een aantal voorwaarden verbonden:
In de digitale VvE-vergadering mogen leden stemmen via de communicatiemiddelen waarmee de vergadering plaatsvindt. Het VvE-bestuur of de voorzitter kan ook bepalen dat de leden van tevoren stemmen. Het is wel een vereiste dat de leden die stemmen uitbrengen kunnen worden geïdentificeerd, zodat zeker is dat de voorzitter van de vergadering weet wie welke stem heeft uitgebracht. Dat kan bijvoorbeeld met een e-mailadres of telefoonnummer van de stemgerechtigden.
Niet alle leden van VvE’s hebben de kennis en middelen om deel te nemen aan online vergaderingen. Voor de wetgever is dat geen onoverkomelijk probleem. Iedereen wordt in staat geacht om een ledenvergadering online te kunnen bijwonen, het woord te kunnen voeren en te stemmen. Voor een online vergadering kan ook iemand gemachtigd worden om een stem uit te brengen. Het bestuur kan er voor kiezen niet online te vergaderen, maar de vergadering uit te stellen tot een moment waarop de coronamaatregelen samenkomsten weer toestaan. In de praktijk wordt er veelal voor gekozen om de jaarrekeningen en de begroting voor te leggen. Meer controversiële zaken worden uitgesteld, omdat discussie en besluitvorming makkelijker gaat bij een fysieke ledenvergadering. Wanneer een besluit spoed heeft dan is snelle besluitvorming via een ledenvergadering wel mogelijk.