De VvE vergadering in tijden van Corona

Door het coronavirus zijn bijeenkomsten geruime tijd verboden. Daardoor kunnen ook ledenvergaderingen (ALV’s) van Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) niet op de gebruikelijke manier doorgaan. Veel VvE’s hebben al een jaar of langer geen ledenvergadering meer gehouden. Lees in dit artikel hoe in tijden van corona het bestuur van de VvE toch kan doorgaan.

Voorbeeld

U heeft een appartement in een grote flat. Er moet dringend een besluit worden genomen over het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden. Vanwege corona kunt u nu niet bij elkaar komen voor een ledenvergadering. U vraagt zich af of er ondanks de coronamaatregelen een manier is om alsnog besluiten te nemen met de VvE.

Door corona geen algemene ledenvergadering van de VvE

Vanwege het coronavirus mogen bijeenkomsten op dit moment niet doorgaan. Een Algemene Ledenvergadering (ALV) valt hier ook onder. Op de algemene ledenvergadering van de VvE worden besluiten genomen. Alle appartementseigenaren hebben toegang tot deze vergadering van eigenaars. Dankzij speciale noodwetgeving hebben nu VvE’s de mogelijkheid online te vergaderen en besluiten te nemen. Daarnaast krijgen VvE’s de mogelijkheid het vaststellen van de jaarrekening met maximaal zes maanden uit te stellen.

Online vergaderen in tijden van corona

Vanwege het coronavirus is op 24 april 2020 een tijdelijke noodwet in werking getreden. De wet maakt het mogelijk om VvE vergaderingen online te laten plaatsvinden. De noodwet wordt nu steeds met 2 maanden verlengd. Als de noodwet niet wordt verlengd, wordt dat 2 maanden van tevoren bekend gemaakt. Voor de VvE is deze noodwet van groot belang omdat deze het houden van digitale vergaderingen tijdens de coronacrisis mogelijk maakt. Voor de besluitvorming binnen VvE’s is dat cruciaal, hoewel het slechts gaat om 1 artikel waarin staat hoe besluitvorming binnen de VvE kan plaatsvinden als leden fysiek niet bij elkaar kunnen komen. Het enige alternatief voor besluitvorming is namelijk een schriftelijke stemming waarbij iedereen stemt en iedereen ook voor stemt. Zeker bij grote VvE’s is dat vrijwel ondoenlijk.

Voorwaarden voor online vergaderen met de VvE

Aan het online houden van VvE vergaderingen tijdens de coronacrisis zijn een aantal voorwaarden verbonden:

  • De oproepingstermijn die in de akte van splitsing staat moet in acht worden genomen. Deze termijn varieert over het algemeen van 7 tot 15 dagen voor de vergadering;
  • In de uitnodiging moet staan dat er geen fysieke toegang is tot de vergadering en dat de vergadering online plaatsvindt. In de noodwet staat dat de VvE leden de vergadering moeten kunnen volgen via de digitale weg. Denk hierbij aan een audio/video stream (bijvoorbeeld via Zoom), telefonisch inbellen of een vergaderapp;
  • In de uitnodiging moet staan dat de VvE leden tot 72 uur voor de vergadering vragen kunnen stellen over de geagendeerde onderwerpen. Daarnaast heeft het bestuur een inspanningsverplichting om ervoor te zorgen dat de VvE-leden tijdens de vergadering via de elektronische weg vragen kunnen stellen, die ook tijdens de vergadering moeten kunnen worden beantwoord;
  • Er moet staan hoe de VvE leden kunnen stemmen.

Stemmen in een online VvE vergadering

In de digitale VvE-vergadering mogen leden stemmen via de communicatiemiddelen waarmee de vergadering plaatsvindt. Het VvE-bestuur of de voorzitter kan ook bepalen dat de leden van tevoren stemmen. Het is wel een vereiste dat de leden die stemmen uitbrengen kunnen worden geïdentificeerd, zodat zeker is dat de voorzitter van de vergadering weet wie welke stem heeft uitgebracht. Dat kan bijvoorbeeld met een e-mailadres of telefoonnummer van de stemgerechtigden.

Online VvE vergaderingen beperken tot hoofdzaken

Niet alle leden van VvE’s hebben de kennis en middelen om deel te nemen aan online vergaderingen. Voor de wetgever is dat geen onoverkomelijk probleem. Iedereen wordt in staat geacht om een ledenvergadering online te kunnen bijwonen, het woord te kunnen voeren en te stemmen. Voor een online vergadering kan ook iemand gemachtigd worden om een stem uit te brengen. Het bestuur kan er voor kiezen niet online te vergaderen, maar de vergadering uit te stellen tot een moment waarop de coronamaatregelen samenkomsten weer toestaan. In de praktijk wordt er veelal voor gekozen om de jaarrekeningen en de begroting voor te leggen. Meer controversiële zaken worden uitgesteld, omdat discussie en besluitvorming makkelijker gaat bij een fysieke ledenvergadering. Wanneer een besluit spoed heeft dan is snelle besluitvorming via een ledenvergadering wel mogelijk.