De VvE vergadering in tijden van Corona

Door het coronavirus zijn bijeenkomsten momenteel verboden. Daardoor kunnen ook vergaderingen van verenigingen van eigenaars (VvE’s) nu meestal niet op de gebruikelijke manier doorgaan. Terwijl veel VvE’s rond deze tijd van het jaar hun ledenvergadering houden. Lees in dit artikel hoe in tijden van corona het bestuur van de VvE toch kan doorgaan.
Voorbeeld
U woont in een grote flat. Vanwege corona kunt u nu niet bij elkaar komen voor de algemene ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren die ieder jaar rond deze tijd plaatsvindt. U vraagt zich af of er ondanks de coronamaatregelen een manier is om alsnog besluiten te nemen met de VvE.

Door corona geen algemene ledenvergadering van de VvE

Vanwege het coronavirus mogen bijeenkomsten op dit moment niet doorgaan. Een Algemene Ledenvergadering (ALV) valt hier ook onder. Op de algemene ledenvergadering van de VvE worden besluiten genomen. Alle appartementseigenaren hebben toegang tot deze vergadering van eigenaars. Dankzij speciale noodwetgeving hebben nu VvE’s de mogelijkheid online te vergaderen en besluiten te nemen. Daarnaast krijgen VvE’s de mogelijkheid het vaststellen van de jaarrekening met maximaal zes maanden uit te stellen.

Online vergaderen in tijden van corona

Vanwege het coronavirus is op 24 april 2020 een tijdelijke noodwet in werking getreden. Deze wet geldt in beginsel tot 1 september 2020 en kan worden verlengd als de coronacrisis langer duurt. De wet maakt het mogelijk om VvE vergaderingen online te laten plaatsvinden.

Voorwaarden voor online vergaderen met de VvE

Aan het online voeren van VvE vergaderingen tijdens de coronacrisis zijn een aantal voorwaarden verbonden:

  • De oproepingstermijn die in de akte van splitsing staat moet in acht worden genomen;
  • In de uitnodiging moet staan dat er geen fysieke toegang is tot de vergadering en dat de vergadering online plaatsvindt. In de noodwet staat dat de VvE leden de vergadering moeten kunnen volgen via de digitale weg. Denk hierbij aan een audio/video stream, telefonisch inbellen of een vergaderapp;
  • In de uitnodiging moet staan dat de VvE leden tot 72 uur voor de vergadering vragen kunnen stellen over de geagendeerde onderwerpen. Daarnaast heeft het bestuur een inspanningsverplichting om ervoor te zorgen dat de VvE-leden tijdens de vergadering via de elektronische weg vragen kunnen stellen, die ook tijdens de vergadering moeten kunnen worden beantwoord;
  • Er moet staan hoe de VvE leden kunnen stemmen.

Stemmen in een online VvE vergadering

In de digitale VvE-vergadering mogen leden stemmen via de communicatiemiddelen waarmee de vergadering plaatsvindt. Het VvE-bestuur of de voorzitter kan ook bepalen dat de leden van tevoren stemmen. Het is wel een vereiste dat de leden die stemmen uitbrengen kunnen worden geïdentificeerd, zodat zeker is dat de voorzitter van de vergadering weet wie welke stem heeft uitgebracht. Dat kan bijvoorbeeld met een e-mailadres of telefoonnummer van de stemgerechtigden.

Termijn vaststellen jaarrekening met 6 maanden verlengd

In de modelreglementen staat dat de jaarvergadering uiterlijk binnen 5 of 6 maanden na afloop van het boekjaar moet plaatsvinden. Het boekjaar loopt meestal gelijk met het kalenderjaar. Dit betekent dat de VvE jaarvergadering voor 1 juli moet plaatsvinden. Zo kan de jaarrekening op tijd worden goedgekeurd en de begroting voor dit boekjaar vastgesteld. Door de situatie rondom corona is de termijn voor het vaststellen van de jaarrekening met 6 maanden verlengd. Het vaststellen van de jaarrekening hoeft dus niet per definitie online te gebeuren. De vergadering van de VvE hoeft dus niet per definitie online te gebeuren. Een VvE kan ook wachten tot de beperkingen door het coronavirus worden verminderd en fysieke VvE vergaderingen weer mogelijk zijn.

Als online vergaderen niet mogelijk is

Niet alle leden van VvE’s hebben de kennis en middelen om deel te nemen aan online vergaderingen. Voor een online vergadering kunt u ook iemand machtigen om uw stem uit te brengen. Het bestuur kan er in niet-spoedeisende zaken ook voor kiezen niet online te vergaderen maar de vergadering uit te stellen tot een moment waarop de coronamaatregelen samenkomsten weer toestaan.

Online vergaderen is soms noodzakelijk

Voor sommige besluiten is een online vergadering wel noodzakelijk. Bijvoorbeeld als er dringend onderhoud moet worden uitgevoerd dat niet kan wachten tot na de coronacrisis, zoals een lekkage. De leden moeten dan via de ledenvergadering toestemming geven voor het uitvoeren van dit onderhoud.