Mijn klant betaalt de incassokosten niet

In dit artikel leest u wanneer u recht heeft op incassokosten en of u deze incassokosten nog betaald krijgt als uw klant de vordering uiteindelijk heeft betaald.
Voorbeeld
U heeft schilderwerkzaamheden verricht bij uw klant. U heeft hiervoor kosten gemaakt en uw werk duurde in totaal 1 week. De klant was erg tevreden over het resultaat, maar kon het bedrag niet direct aan u betalen. U sprak met uw klant af om een factuur te sturen. Het is inmiddels een half jaar later en u heeft nog geen geld gezien, ondanks uw herinneringen en aanmaningen. De maat is vol en u start een procedure. Halverwege de procedure betaalt uw klant alsnog, maar zonder de wettelijke rente en incassokosten. U bent nu ook proceskosten kwijt en daar baalt u van. U wilt ook voor deze kosten gecompenseerd worden. Kan dat?

Volgorde bij betaling van schulden: de imputatieregeling

In de wet is een zogeheten imputatieregeling voor geldschulden opgenomen. Deze regeling houdt in dat een betaling van een geldsom van de schuldenaar aan de schuldeiser in eerste instantie in mindering wordt gebracht op:

  • De kosten
  • De opeisbare rente
  • De hoofdsom
  • De lopende nog niet opeisbare rente

Vallen incassokosten onder kosten bij de imputatieregeling?

Incassokosten zijn kosten die de schuldeiser maakt om de onbetaalde factuur te innen voorafgaand een gerechtelijke procedure. Incassokosten gelden zowel in overeenkomsten tussen ondernemers onderling als tussen ondernemer en consument. De Hoge Raad heeft in 2015 geoordeeld dat incassokosten onder de noemer 'kosten' bij de imputatieregeling vallen. (Meer over incassokosten: Wanneer moet ik incassokosten betalen?) Dit houdt in dat vanuit de geldsom die de schuldenaar betaalt, eerst de incassokosten en opeisbare rente worden betaald. Het restant van de geldsom is bestemd voor de hoofdsom. Ook al heeft de geldsom van de schuldenaar dezelfde hoogte als die van de oorspronkelijke vordering.
Als de schuldenaar te weinig betaalt, omdat de geldsom niet de kosten, opeisbare rente en de hoofdsom dekt dan kan de schuldeiser de betaling van de hoofdsom weigeren zonder in schuldeisersverzuim te komen. Let op: Een gedeelte van de betaling moet wel worden geaccepteerd. Dit betreft de hoogte van de kosten en de opeisbare rente. Op deze manier blijven de hoofdvordering en de lopende nog niet opeisbare rente openstaan.

Is de imputatieregeling wettelijk verplicht?

De volgorde vanuit de wet is niet wettelijk verplicht, maar wordt gehanteerd als de betrokken partijen geen andere afspraken hebben gemaakt. Het is aanvullend recht waardoor u wel andere afspraken kunt maken. Dit kan niet eenzijdig worden gedaan.

U kunt in uw algemene voorwaarden of in andere contractuele regelingen afwijken van de imputatieregeling. U kunt dan ook ter illustratie opnemen in uw administratie, dat u een geldsom eerst in mindering brengt op de hoofdsom, daarna op de kosten en de opeisbare rente en lopende nog niet opeisbare rente. Uiteraard moet de andere partij daarmee akkoord gaan.

Procederen om de incassokosten betaald te krijgen

Juridisch gezien kunt u doorprocederen, of enkel procederen om de incassokosten betaald te krijgen. Het is echter de vraag of dit praktisch en verstandig is. Dit hangt af van de wijze waarop u uw administratie heeft ingericht en de hoogte van de kosten.

  1. Als de imputatieregeling wordt aangehouden en de schuldenaar heeft een geldsom betaald, dan wordt er feitelijk gezien niet geprocedeerd om de incassokosten betaald te krijgen, maar wordt er geprocedeerd om de (gedeeltelijke) hoofdsom betaald te krijgen.
  2. Als u andere afspraken heeft gemaakt voor de betalingsvolgorde, dan kan er alsnog worden geprocedeerd voor de incassokosten. De tegenpartij is deze kosten verschuldigd. Het kan worden gezien als een nieuwe verbintenis.

Wat vindt de rechter van procederen om incassokosten?

De rechters zijn van mening dat er enkel over incassokosten kan worden geprocedeerd. Hierbij geldt wel de volgende kanttekening.
Een gerechtelijke procedure heeft geen nut als de proceskosten de incassokosten overstijgen. De rechter hanteert soort proportionaliteitstoets. Als de incassokosten lager zijn dan de kosten voor de gerechtelijke procedure en er is voldaan aan de vereisten, dan kent de rechter de incassokosten toe. De vordering tot verhaal van de proceskosten bij de gedaagde wordt in de meeste gevallen niet toegekend. De eisende partij moet dus de proceskosten betalen. En die kunnen hoger zijn dan de incassokosten. Gelijk hebben kan dus nadelig uitpakken. Dit kan worden voorkomen als de betaling van de hoofdvordering wordt afgewezen.
Verder is het goed om te weten dat de rechter bij afwijkingen van de wettelijke staffel de kosten kan matigen.

Terug naar het voorbeeld

Als u met uw klant geen afspraken heeft gemaakt over de volgorde van de betaling van de geldsom, dan kunt u van de geldsom eerst de kosten afschrijven waaronder de incassokosten, de opeisbare rente die u in rekening hebt gebracht en het restant afschrijven van de hoofdsom. U kunt de geldstroom per brief aan uw klant berichten, zodat dit helder is bij uw klant. U kunt in deze brief ook aangeven dat u een gedeelte onder u houdt, maar dat de hoofdvordering nog volledig open staat, met verwijzing naar de imputatieregeling. Wij adviseren het laatste gedeelte van de hoofdsom inclusief rente nogmaals bij uw klant te vorderen met een termijn en bij consumenten met een veertiendagenbrief.

Uiteraard is het verstandig om uw rechtsbijstandsverzekering in te schakelen, zodat wij de verdere afhandeling tot ons kunnen nemen. Wij staan voor u klaar met ons juristenteam voor ondernemers.