Incassokosten rekenen: wanneer mag het en hoeveel mag je vragen?

Betaalt een klant je factuur niet op tijd? Dan mag je vaak incassokosten in rekening brengen. Maar hoeveel incassokosten mag je vragen? En krijg je die kosten ook echt vergoed als de klant uiteindelijk alsnog betaalt? Lees hoe je incassokosten berekent, wanneer je er recht op hebt en wat er gebeurt met een betaling die je klant doet.

Veel ondernemers denken dat ze zelf mogen bepalen hoeveel ze extra rekenen. Dat is niet zo. De wet stelt grenzen aan het bedrag en aan de procedure die je moet volgen. Volg je die procedure niet? Dan loop je het risico dat je helemaal geen incassokosten mag rekenen.

Laatst bijgewerkt: september 2026 | Gecontroleerd door juristen van Stichting Achmea Rechtsbijstand

Wat zijn incassokosten?

Incassokosten zijn buitengerechtelijke kosten. Dit betekent: kosten die je maakt om een openstaande factuur betaald te krijgen, zonder tussenkomst van de rechter. Denk aan de tijd en moeite van het versturen van aanmaningen of het inschakelen van een incassobureau.

Wetten rondom incassokosten

Wetsartikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek (BW) beschrijft het recht om redelijke kosten voor buitengerechtelijke invordering door te berekenen aan de klant die niet betaalt. De hoogte van deze kosten is vastgelegd in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Deze regels gelden sinds 1 juli 2012 en zijn van toepassing op vorderingen die daarna zijn ontstaan. 

Extra beschermende regels voor consumenten

Incassokosten gelden zowel tussen ondernemers onderling als tussen een ondernemer en een consument. Voor consumenten gelden extra beschermende regels.

Wanneer mag je incassokosten rekenen?

Je mag pas incassokosten rekenen als aan een aantal voorwaarden is voldaan:

• De betalingstermijn van je factuur is verstreken.
• Je klant is in verzuim: deze heeft niet betaald terwijl dat wel had gemoeten.
• Je hebt een schriftelijke aanmaning gestuurd waarin je de klant nog een laatste kans geeft om te betalen. Let op: bij zakelijke klanten is deze aanmaning niet altijd verplicht. 

Bij consumenten is de schriftelijke aanmaning extra streng geregeld

Je moet een zogeheten veertiendagenbrief sturen. Hierin geef je de klant nog minimaal 14 kalenderdagen de tijd om alsnog te betalen. En je vermeldt precies welke incassokosten je in rekening gaat brengen als de klant dat niet doet. 

Ontbreekt deze brief of is de termijn niet goed vermeld? Dan zijn de incassokosten wettelijk gezien niet verschuldigd. Ook niet als je de klant later extra tijd geeft. 

Let op: bij zakelijke klanten is een aanmaning niet altijd verplicht.

Hoe bereken je incassokosten? De wettelijke staffel

De hoogte van de incassokosten bereken je met de staffel uit de WIK.

Er geldt altijd een minimum van € 40,- en een maximum van € 6.775,- per vordering. Belangrijk om te weten: je mag incassokosten niet afronden. Communiceer het bedrag dus tot op de cent nauwkeurig naar je klant.

Rekenvoorbeeld: een factuur van € 4.000,-

Over de eerste € 2.500,- reken je 15%, dat is € 375,-. Over de resterende € 1.500,- reken je 10%, dat is € 150,-. In totaal reken je dus € 525,- aan incassokosten.

Mag je afwijken van de wettelijke staffel?

Bij consumenten mag je nooit afwijken van de WIK-staffel, ook niet via je algemene voorwaarden. Deze regels zijn dwingend en bedoeld om de consument te beschermen.

Bij zakelijke klanten heb je meer ruimte. Je kunt in je algemene voorwaarden andere afspraken vastleggen over de hoogte van de incassokosten. Let op: de rechter kan een afwijkend, hoger bedrag alsnog omlaag bijstellen als hij dit onredelijk vindt. 

In welke volgorde worden incassokosten betaald? (imputatieregeling)

Betaalt je klant een deel van de openstaande factuur? Dan bepaalt de imputatieregeling van artikel 6:44 BW hoe de betaling wordt afgeboekt. Dit betekent dat een betaling eerst wordt gebruikt om de incassokosten en rente te voldoen. Alleen het bedrag dat daarna overblijft, wordt van de factuur afgetrokken.

De volgorde volgens de imputatieregeling

1. incassokosten en andere kosten
2. opeisbare rente
3. de hoofdsom
4. nog niet opeisbare rente

De wettelijke volgorde geldt als je hierover geen andere afspraken hebt gemaakt. Je kunt hiervan dus afwijken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden.

Naast incassokosten: wettelijke rente vorderen

Naast incassokosten mag je ook wettelijke rente vorderen over het openstaande bedrag. Het percentage verschilt per type klant: 

• voor consumenten: 4%
• voor zakelijke klanten: 10,4%

Dit percentage wordt periodiek door de overheid vastgesteld en kan daardoor per halfjaar wijzigen. Check daarom altijd het actuele percentage voordat je dit doorberekent.